Introduction
Avant de procéder à la collecte de vos données personnelles, il est important que nous partagions avec vous certaines informations essentielles.
Avantages Financiers Collectifs inc. est un cabinet membre de la Chambre de la Sécurité Financière, de l’Autorité des Marchés financiers. La confidentialité et la protection de vos données personnelles et ceux de vos employés sont des éléments fondamentaux de l’éthique de notre cabinet. Elles constituent une préoccupation permanente pour nous. Des dispositifs de sécurité solides sont systématiquement déployés pour garantir la sécurité de vos informations. Ces données, essentielles à notre collaboration, sont traitées avec le plus grand soin. Conscients de leur valeur, nous nous engageons à les protéger avec rigueur.
Notre entreprise s’applique à se conformer scrupuleusement aux normes établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
En choisissant de collaborer avec notre cabinet et de partager vos informations personnelles et ceux de vos employés, vous devez consentir à ce que nous collections, conservions, utilisions et divulguions vos données conformément aux objectifs détaillés ci-dessous et suivant les termes établis.
Objectif
Notre objectif est de vous tenir informé sur l’utilisation et le partage de vos informations personnelles, avec une transparence totale. Nous ne collectons que les informations nécessaires pour vous fournir des conseils avisés, y compris des données personnelles, financières et médicales, tout en respectant nos responsabilités réglementaires. La collecte de ces informations se fait par des moyens justes et légaux. Voici les principales raisons de cette démarche :
- Assurer la vérification de l’identité et la protection contre toute activité frauduleuse ou déclaration inexacte;
- Maintenir l’exactitude et la mise à jour de des informations personnelles recueillies;
- Identifier vos besoins spécifiques pour vous offrir des produits et services pertinents;
- Gérer et soutenir les produits et services que vous sélectionnez;
- Vous contacter concernant les offres que vous avez sollicitées ou qui pourraient vous intéresser;
- Traiter vos interrogations ou préoccupations;
- Utiliser des données anonymes pour l’analyse afin d’optimiser ou de promouvoir nos offres;
- Se conformer aux obligations légales et réglementaires.
Méthode de consentement, d’utilisation et de conservation des données personnelles
Nous sollicitons votre accord conformément aux exigences légales. Une autorisation est requise avant toute collecte, utilisation ou divulgation de données personnelles, que nous pouvons obtenir directement de vous ou de votre employeur.
Ce consentement demeure actif le temps nécessaire pour réaliser les finalités initialement énoncées, puis continue pour satisfaire nos obligations légales de conservation. Il est applicable exclusivement aux fins spécifiées. Nous solliciterons de nouveau votre accord pour tout autre usage.
Nous pouvons requérir votre consentement de diverses manières, y compris écrit, oral, téléphonique, électronique (incluant les accusés de lecture) ou lors d’une réunion virtuelle.
Données personnelles limitées
Nous ne collectons que les données personnelles essentielles aux objectifs préalablement définis. Ces données peuvent varier selon le produit ou service concerné et inclure, entre autres :
- Identifiants personnels comme le nom, adresse, contacts téléphoniques et électroniques, date de naissance, et profession;
- Au moment de la souscription, les numéros d’assurance sociale et du permis de conduire si requis;
- Informations financières telles que revenus, actifs et passifs, pour adapter nos conseils et produits à vos besoins;
- Détails bancaires pour le paiement de prestations ou de pensions;
- Données sur le conjoint, les enfants à charge et autres bénéficiaires;
- Informations médicales et de style de vie, comme l’historique de santé et les voyages, nécessaires pour certains services d’assurance;
- Données des visiteurs de notre site web (cookies), comme l’adresse IP et la localisation, pour améliorer votre expérience en ligne;
- Ces informations peuvent être obtenues directement de vous ou de votre employeur.
Utilisation et divulgations des informations personnelles
Nous restreignons l’usage et le partage des informations personnelles, les conservant et les utilisant seulement pour les objectifs initiaux de collecte, à moins que vous n’autorisiez d’autres usages. Les données peuvent être accessibles à nos employés sur une base de nécessité de connaissance, et peuvent être partagées avec des prestataires de services impliqués dans la fourniture de produits ou services pour lesquels vous êtes éligible. Cela inclut, mais n’est pas limité à :
- Des compagnies d’assurance vie individuelle et dans le domaine des avantages sociaux;
- Des institutions financières pour la gestion des placements et des paiements;
- Des prestataires de soins de santé, y compris ceux offrant des consultations virtuelles et des prescriptions, dans le cadre d’un régime collectif;
- Des prestataires de services technologiques et infonuagiques;
- Toute personne ou organisation à qui vous avez donné votre consentement;
- Des autorités réglementaires et autres entités publiques, pour se conformer aux obligations légales.
Protocoles de protection
La sécurité de vos données personnelles est une priorité pour nous. Nous assurons la garde des informations privées qui nous sont confiez, en adoptant des précautions adéquates pour leur sécurité, indépendamment de leur format de stockage. Des dispositifs de sauvegarde variés, incluant des solutions techniques, physiques, de gestion et organisationnelles, ont été établis pour préserver vos données contre tout dommage, perte, modification, divulgation ou accès non autorisé, ainsi que contre tout traitement inapproprié. Notre personnel, nos conseillers et fournisseurs ayant accès aux informations de la clientèle sont tenus de les protéger et de les traiter de manière confidentielle, en se limitant aux usages autorisés. Les données devenues inutiles seront éliminées en respect des normes légales et réglementaires en vigueur.
La majorité des données personnelles que nous détenons sont stockées au Québec ou au Canada. Cependant, dans certaines situations, nous pourrions collaborer avec des partenaires externes situés dans d’autres pays ou provinces, ce qui nécessiterait le transfert de vos informations personnelles au-delà de nos frontières. Ces données seront alors régies par les législations locales. Nous prenons des mesures pour garantir que ces tiers respectent des normes élevées de sécurité et de confidentialité avant de partager avec eux vos informations.
Incident de confidentialité impliquant des données personnelles
Un incident de confidentialité se définit comme toute situation où des informations personnelles sont accédées, utilisées ou divulguées sans autorisation légale, ou sont perdues ou compromises. En cas de suspicion d’un tel incident avec les données que nous possédons, il est impératif pour nous d’agir afin de réduire les risques de dommages et prévenir la récurrence de situations similaires. La détection d’un incident sera immédiatement signalée au responsable de la protection des données personnelles, qui prendra toutes les mesures nécessaires pour évaluer et atténuer les conséquences, et restaurer la sécurité des données dans les plus brefs délais. Cette responsabilité peut inclure l’engagement d’experts en protection des données et en sécurité informatique.
Dans le cas d’un l’incident représentant un risque de préjudice sérieux, les personnes dont les renseignements sont concernés et la Commission d’accès à l’information seront informés des faits et des mesures entreprises et proposées afin de diminuer le risque qu’un préjudice soit causé ou d’atténuer celui-ci.
Nous tenons un registre dans lequel nous inscrivons tous les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels qui peut être transmit sur demande à la Commission d’accès à l’information.
Droits d’accès, de correction et de suppression
Vous possédez les droits suivants concernant vos informations personnelles :
- Le droit d’obtenir l’accès aux données personnelles que nous conservons à votre égard, sur présentation d’une requête formelle écrite;
- Le droit de mettre à jour, de corriger ou d’ajuster vos données personnelles en nous contactant avec une telle demande, accompagnée des justificatifs nécessaires;
- Le droit de solliciter l’effacement de vos données personnelles. Cependant, dans certaines circonstances, nous pourrions être dans l’impossibilité de procéder à cette suppression en raison de contraintes légales et réglementaires. De plus, l’effacement de vos données pourrait entraîner l’impossibilité de continuer à vous fournir nos services ou produits.
Pour plus d’information :
Pour toute question relative à la collecte de données, pour partager vos inquiétudes sur nos pratiques de confidentialité, ou pour toute plainte concernant nos politiques de protection des données personnelles, n’hésitez pas à joindre notre responsable de la protection des données à l’adresse mentionnée ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Avantages Financiers Collectifs inc.
4645 boul. Bourque
Sherbrooke, QC J1N 2G6
renseignements.personnels@avantagesfinanciers.com