Politique de Confidentialité : Vos Données, Notre Engagement

Introduction

Chez Avantages Financiers Collectifs inc., la confidentialité et la protection de vos données personnelles et celles de vos employés sont au cœur de nos priorités. En tant que cabinet membre de la Chambre de la Sécurité Financière et de l’Autorité des Marchés financiers, nous nous engageons à respecter scrupuleusement les lois québécoises et canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

En choisissant de collaborer avec nous et de nous confier vos informations, vous consentez à leur collecte, conservation, utilisation et divulgation, toujours dans le respect de cette politique et de nos obligations légales.

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Notre objectif est la transparence totale. Nous ne collectons que les informations strictement nécessaires pour vous offrir des conseils avisés et des produits adaptés à vos besoins en assurance collective. Cela inclut des données personnelles, financières et médicales, toujours recueillies de manière juste et légale. Voici les principales raisons :

• Vérification et sécurité : Assurer votre identité et vous protéger contre la fraude.
• Exactitude des informations : Maintenir vos données à jour pour un service optimal.
• Identification de vos besoins : Comprendre vos attentes pour vous proposer des solutions pertinentes.
• Gestion des services : Soutenir et gérer les produits et services que vous avez choisis.
• Communication ciblée : Vous contacter au sujet des offres qui vous intéressent.
• Gestion des requêtes : Traiter vos questions et préoccupations.
• Amélioration de nos offres : Utiliser des données anonymes pour l’analyse et l’optimisation.
• Conformité légale : Respecter nos obligations réglementaires.

Votre consentement et la durée de conservation

Nous sollicitons toujours votre consentement avant de collecter, utiliser ou divulguer vos données. Ce consentement peut être obtenu directement de vous ou de votre employeur, sous diverses formes (écrit, oral, électronique, etc.).

Votre accord reste valide le temps nécessaire à l’atteinte des objectifs définis et pour satisfaire nos obligations légales de conservation. Pour tout autre usage, nous solliciterons votre nouveau consentement.

Les données que nous pourrions collecter

Nous nous limitons aux informations essentielles. Celles-ci peuvent inclure :

• Informations d’identification : Nom, adresse, contacts, date de naissance, profession.
• Données administratives : Numéros d’assurance sociale et de permis de conduire (si requis).
• Données financières : Revenus, actifs, passifs, pour un conseil personnalisé.
• Informations bancaires : Pour le versement des prestations.
• Informations sur les bénéficiaires : Conjoint, enfants à charge.
• Données médicales et de style de vie : Historique de santé, voyages, si nécessaires pour certains services d’assurance collective.
• Données de navigation (cookies) : Pour améliorer votre expérience sur notre site web.

Ces informations peuvent nous être fournies directement par vous ou par votre employeur.

Utilisation et partage de vos informations

Nous utilisons et partageons vos données uniquement pour les objectifs pour lesquels elles ont été initialement recueillies. Vos informations sont accessibles à nos employés uniquement sur la base du « besoin d’en connaître ». Nous pouvons également les partager avec des partenaires tiers impliqués dans la prestation des services auxquels vous êtes éligible, tels que :

• Compagnies d’assurance (vie, collective).
• Institutions financières pour la gestion de placements et paiements.
• Prestataires de soins de santé (incluant consultations virtuelles, prescriptions) dans le cadre d’un régime collectif.
• Fournisseurs de services technologiques et infonuagiques.
• Toute entité à laquelle vous avez expressément consenti.
• Autorités réglementaires, pour la conformité légale.

Nos mesures de protection

La sécurité de vos données est notre priorité absolue. Nous mettons en place des mesures techniques, physiques, de gestion et organisationnelles robustes pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé, perte, modification ou divulgation.

Nos employés, conseillers et fournisseurs sont tenus par des engagements stricts de confidentialité. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont détruites conformément aux normes légales.

La majorité de vos données sont stockées au Québec ou au Canada. Si un transfert vers d’autres juridictions est nécessaire, nous nous assurons que nos partenaires respectent des normes de sécurité et de confidentialité équivalentes.

Incident de confidentialité : notre protocole

Un incident de confidentialité, c’est toute situation où vos données sont compromises (accès non autorisé, perte, divulgation). En cas de suspicion, nous agissons immédiatement. Notre Responsable de la protection des données personnelles est alerté sans délai et met en œuvre toutes les mesures nécessaires pour évaluer, atténuer et restaurer la sécurité des données.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous vous informerons, ainsi que la Commission d’accès à l’information, des faits et des mesures prises. Nous tenons également un registre de tous les incidents, disponible sur demande de la Commission.

Vos droits : accès, correction et suppression

Vous avez des droits importants concernant vos informations personnelles :

• Droit d’accès : Obtenez les données personnelles que nous détenons à votre sujet, sur demande écrite.
• Droit de rectification : Mettez à jour, corrigez ou ajustez vos données en nous contactant avec les justificatifs nécessaires.
• Droit à l’effacement : Demandez la suppression de vos données. Notez que des contraintes légales peuvent limiter cette possibilité, et cela pourrait affecter notre capacité à vous fournir certains services.

Des questions ? Contactez notre responsable de la protection des données

Pour toute question sur la collecte de vos données, nos pratiques de confidentialité ou pour déposer une plainte, n’hésitez pas à nous contacter :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Avantages Financiers Collectifs inc.
4645 boul. Bourque Sherbrooke, QC J1N 2G6

Bureau : 819-823-1443

Courriel : renseignements.personnels@avantagesfinanciers.com